File-Retention

Was ist File-Retention?

**File-Retention** beschreibt die Aufbewahrung von Dateien über einen bestimmten Zeitraum. In der **EDV-Dienstleistung** und **IT-Dienstleistung** ist dies ein wichtiger Prozess, um Daten sicher und zugänglich zu halten. Unternehmen nutzen File-Retention, um rechtliche Vorgaben einzuhalten oder wichtige Informationen zu archivieren.

Warum ist File-Retention wichtig?

Die richtige Verwaltung von **File-Retention** schützt vor Datenverlust und erfüllt gesetzliche Anforderungen. Beispielsweise müssen viele Unternehmen Rechnungen oder Verträge über mehrere Jahre speichern. Ohne eine klare File-Retention-Strategie könnten diese Daten verloren gehen oder unorganisiert sein.

Wie funktioniert File-Retention?

File-Retention basiert auf Regeln, die festlegen, wie lange Dateien gespeichert werden. Diese Regeln können automatisiert sein, sodass Dateien nach Ablauf der Frist gelöscht oder archiviert werden. Ein Beispiel ist die automatische Löschung von E-Mails nach drei Jahren, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Vorteile von File-Retention

Eine gut umgesetzte **File-Retention** bietet viele Vorteile. Sie spart Speicherplatz, indem unnötige Dateien entfernt werden. Gleichzeitig sorgt sie für mehr Übersichtlichkeit und hilft, sensible Daten zu schützen. Zudem reduziert sie das Risiko von Strafen durch Nichteinhaltung gesetzlicher Vorgaben.

File-Retention in der Praxis

Ein Beispiel für **File-Retention** ist die Nutzung von Cloud-Diensten. Viele Anbieter bieten Funktionen, um Dateien automatisch zu archivieren oder zu löschen. So bleibt der Speicherplatz effizient genutzt, und die Daten sind dennoch sicher aufbewahrt.